Assistenz Divisionsleitung See (gn)

  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Ingenieur
  • Vollzeit
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GEMEINSAM FÜR DIE SICHERSTE LÖSUNG. Die ESG ist herstellerunabhängiger Systemintegrator. Als der Technologie- und Innovationspartner für Verteidigung und öffentliche Sicherheit in den Bereichen Luft, Land, See, Cyber und Sanität stehen wir für die sichere Digitalisierung und Vernetzung in diesen Dimensionen. Dabei übernehmen wir die Verantwortung von der Entwicklung bis hin zum Betrieb einzelner Plattformen und komplexer Gesamtsysteme: innovativ, umsetzungsstark, leidenschaftlich.
Sind Sie bereit, gemeinsam mit uns maßgeschneiderte und sicherheitsrelevante Produkte und Lösungen zu entwickeln?

Aufgaben:

  • Monitoring und Steuerung von Leistungen und Terminen inkl. Erstellung und
  • Verwaltung der Dokumentation
  • Betreuungsaufgaben für Leitung & Abteilungen aus der Division wie unter anderem Wissensträger für die Abteilung / Division zu aktuellen Regelungen und Standards innerhalb der ESG (z.B. Betriebsvereinbarungen, Compliance Regelungen, Export Regelungen, Rechnungsprüfung)
  • Ansprechpartner für Paten und neue Mitarbeitende im Onboarding Prozess der Abteilung / Division
  • Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen nach Vorgaben
  • Selbständige Recherche von Informationen und eigenständige Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften
  • Unterstützung bei Sonderprojekten (z.B. Umsetzung von Organisationsentwicklungsprozessen, Organisationstätigkeiten bei Projekten, Unterstützungen bei Auswertungen, Überprüfung und Konsolidierung von Ergebnissen etc.)
  • Terminkoordination und -pflege/ Wiedervorlage sowie Erstellung von Besprechungsprotokollen extern und intern
  • Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon, Ablage) und Verwaltung von Büromaterial
  • Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)
  • Schriftlicher, persönlicher sowie telefonischer bzw. virtueller Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern
  • Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden der Division und Zentralbereichen (z.B. Zeitwirtschaft, Büromaterial, Einkauf etc.)
  • Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements
  • Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren
  • Abrechnung
  • Planung und Koordinierung externer Aktivitäten
  • Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf von Büromaterial, Bewirtung etc.)

Profil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung
  • Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenzbereich
  • Kenntnisse über Organisation der Marine und den rüstungsrelevanten Stakeholdern
  • Bereitschaft sich neue Themen anzueignen
  • Fähigkeit zur Selbstorganisation und Koordination
  • Organisationstalent
  • Qualitätsbewusstsein
  • Dienstleistungsorientierung (intern, extern)
  • Kontaktstärke
  • Fähigkeit zur internen / externen Kommunikation und Beziehungspflege
  • gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • sehr gutes Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Sozialkompetenz

Warum es sich lohnt, bei ESG einzusteigen

  • Sie profitieren von vertrauensvollen Kundenbeziehungen, einer enormen Fülle von Projekterfahrungen und der über 55-jährigen Erfolgsgeschichte eines mittelständischen Unternehmens mit 1400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
  • Wir bieten Ihnen ein familiäres und unterstützendes Umfeld, in welchem Ihre Ideen willkommen sind und anerkannt werden
  • Sie arbeiten in interdisziplinären Teams
  • Wir ermöglichen stetiges persönliches Wachstum durch eine Vielzahl an maßgeschneiderten Fort- und Weiterbildungen
Benefits:
  • Großzügiger Arbeitszeitrahmen mit viel Flexibilität z.B. Working@home, Gleitzeit-Konto, sowie Möglichkeit zu Teilzeit
  • Attraktive Vergütung mit sicherer und langfristiger Perspektive
  • Moderne Ausstattung
  • Bezuschusstes Essen im Betriebsrestaurant der Firmenzentrale bzw. Restaurantschecks in den Regionalbüros
  • Firmenevents z.B. After Work, Technologietag, Weihnachtsmarkt, Sommerfest
  • Attraktive Mitarbeiterangebote z.B. Jobrad, Jobticket, Betriebssportgruppen, Firmenparkplatz
  • Unterstützung von Familien z.B. Familien-Service
  • Sabbatical möglich
Die ESG will Frauen aktiv fördern. Bewerbungen von Frauen werden deshalb ausdrücklich begrüßt.
Die Arbeitsplätze der ESG sind grundsätzlich auch für Teilzeitkräfte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte laden Sie diese über unser online-Bewerbungsformular im Bereich jobs.esg.de hoch. Das Ausfüllen des Formulars nimmt nur 3 Minuten in Anspruch. Passende Kandidatinnen und Kandidaten lernen wir zunächst via Skype-Interview kennen und vertiefen gegebenenfalls im persönlichen Gespräch. 
  • Christina Brosinger
  • Junior Recruiter/in
  • 089 / 92161 4870